Utilisation de Multigest

1. Généralités sur Multigest

Qu’est-ce que Multigest ?

Multigest est une application de Gestion Électronique de Documents (GED) permettant de stocker, rechercher, consulter, modifier, indexer et partager des documents (PDF, Office, emails, images, etc.) au sein d’armoires et de dossiers structurés.

Quels types de documents sont pris en charge ?

Multigest gère notamment :

Documents PDF
Documents bureautiques Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint)
Formats OpenDocument
Emails et pièces jointes
Images numérisées (avec ou sans OCR)

Multigest est-il accessible depuis un navigateur web ?

Oui. Multigest est accessible depuis un navigateur web (Chrome, Firefox, Internet Explorer, Opera selon versions) sans installation locale spécifique pour la consultation et l’édition via le Pack Collaboratif Universel (PCU).

2. Connexion et interface

Comment se connecter à Multigest ?

Il suffit de saisir votre nom d’utilisateur et votre mot de passe sur la page de connexion, puis de cliquer sur « Connexion » ou d’appuyer sur la touche Entrée.

Que trouve-t-on sur la page d’accueil ?

La page d’accueil affiche principalement :

Vos armoires accessibles
Vos bannettes personnelles
Une barre de menu principale (selon vos droits)
Un onglet « Général » avec recherche rapide, requêtes enregistrées, derniers dossiers consultés et notifications

Quelle est la différence entre une armoire et une bannette ?

Armoire : espace structuré de stockage définitif des documents (GED).
Bannette : espace temporaire servant à la numérisation, l’import et la pré-indexation avant classement définitif.

3. Recherche de documents

Comment effectuer une recherche rapide ?

Depuis la page d’accueil ou dans une armoire, vous pouvez saisir un terme dans le champ de recherche rapide. La recherche s’effectue sur les champs configurés comme « champs de recherche rapide ».

Peut-on rechercher dans plusieurs armoires à la fois ?

Oui, la recherche multi-armoire permet de lancer une recherche sur toutes les armoires auxquelles vous êtes habilité.

Qu’est-ce que la recherche plein texte ?

La recherche plein texte permet de retrouver des mots contenus dans les documents (PDF texte, Word, Excel, documents OCRisés). Elle nécessite une indexation préalable côté serveur.

Peut-on sauvegarder une recherche ?

Oui. Une recherche peut être enregistrée afin d’être relancée ultérieurement depuis l’onglet « Mes requêtes ».

4. Consultation et affichage des documents

Comment ouvrir un document ?

Un document peut être ouvert par double-clic depuis la liste de résultats ou en cliquant sur son icône de type de fichier.

Quelle est la différence entre le mode Fichier et le mode Dossier ?

Mode Fichier : affichage direct d’un document individuel.
Mode Dossier : affichage d’un dossier GED avec son arborescence et l’ensemble des documents associés.

Peut-on consulter l’historique d’un document ?

Oui, si l’option est activée, l’historique des versions et les informations système (création, modification, utilisateur) sont consultables.

5. Visionneuse PDF et nouveautés Tron 2025

Qu’est-ce que la nouvelle visionneuse PDF Tron 2025 ?

Il s’agit de la nouvelle visionneuse PDF intégrée, offrant une ergonomie améliorée, une réorganisation des outils et de nouvelles fonctions d’annotation et de configuration.

Peut-on personnaliser la visionneuse PDF ?

Oui. La visionneuse est configurable via le menu « Réglages » (affichage, comportement, outils disponibles).

Quelles actions sont possibles sur un PDF ?

Vous pouvez notamment :

Zoomer, changer le mode d’affichage
Ajouter, supprimer, déplacer ou faire pivoter des pages
Annoter (surlignage, texte libre, formes, commentaires)
Insérer des tampons, signatures, images ou pièces jointes
Rechercher du texte

6. Pack Collaboratif Universel (PCU)

Qu’est-ce que le Pack Collaboratif Universel ?

Le PCU permet de visualiser et modifier directement des documents PDF et bureautiques (Office / OpenDocument) dans Multigest, sans téléchargement local.

Quels documents peuvent être modifiés avec le PCU ?

PDF (annotations, pages, signatures)
Word, Excel, PowerPoint et équivalents OpenDocument

Les modifications sont-elles enregistrées automatiquement ?

Les modifications sont enregistrées dans la GED lors de l’action Enregistrer. Un indicateur signale les documents modifiés non encore sauvegardés.

7. Numérisation et indexation

Comment numériser un document dans Multigest ?

La numérisation peut se faire :

Directement dans une armoire
Via une bannette (post-indexation)
En lot avec séparateurs codes-barres

Qu’est-ce que l’indexation ?

L’indexation consiste à renseigner les métadonnées (champs descriptifs) afin de classer et retrouver facilement un document dans la GED.

Peut-on indexer plusieurs documents en une seule fois ?

Oui, l’indexation multiple permet de traiter plusieurs documents successivement pour gagner du temps.

8. Emails et pièces jointes

Peut-on intégrer des emails dans Multigest ?

Oui. Les emails peuvent être transférés vers Multigest, stockés, visualisés et indexés comme des documents GED.

Que deviennent les pièces jointes ?

Les pièces jointes peuvent être :

Conservées avec l’email
Extraites et placées dans une bannette pour indexation

9. Exports et partage

Qu’est-ce qu’un export portable ?

Un export portable permet d’exporter une sélection de dossiers et documents dans un format autonome (ZIP) avec une interface de consultation intégrée.

Peut-on envoyer un lien plutôt qu’un document ?

Oui. Multigest permet d’envoyer un lien de consultation vers un dossier ou document, avec une durée de validité définie.

10. Suivi, notifications et traçabilité

Qu’est-ce que la complétude des dossiers ?

La complétude permet de vérifier qu’un dossier contient tous les documents obligatoires. Les dossiers peuvent être en cours, complets ou en retard.

Les accès aux documents sont-ils tracés ?

Oui. Toutes les consultations sont tracées et consultables selon les droits, garantissant une traçabilité complète.

11. Bonnes pratiques

Quelles sont les bonnes pratiques recommandées ?

Utiliser systématiquement l’indexation pour faciliter les recherches
Passer par les bannettes pour la numérisation en masse
Vérifier la complétude des dossiers
Exploiter les requêtes enregistrées pour les tâches récurrentes