Volume élevé de lignes “création d’index” dans Multigest : causes possibles et vérifications à effectuer

1. Causes les plus fréquentes (par ordre de probabilité)

1.1 Indexation automatique mal paramétrée

Multigest dispose de plusieurs mécanismes d’indexation planifiés :

• indexation totale,
• indexation incrémentielle,
• indexation automatique sur les bannettes et/ou les mails.

Une volumétrie anormalement élevée d’événements peut apparaître lorsque :

• une indexation totale est planifiée trop fréquemment,
• ou lorsque l’indexation incrémentielle ne marque pas correctement les documents comme déjà indexés.

Dans ce cas, Multigest réindexe en permanence les mêmes documents, ce qui génère des milliers d’événements de type « création d’index » dans l’observateur.

Points de contrôle recommandés :

• Menu Administration → Tâches planifiées,
• fréquence des tâches d’indexation totale et incrémentielle,
• présence de plusieurs tâches d’indexation similaires actives en parallèle.

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1.2 Bannettes qui ne se vident jamais

Lorsque des documents :

• restent durablement en bannette (mail, import, dépôt),
• ou échouent partiellement lors du classement vers une armoire,

chaque exécution d’une tâche d’indexation relance une nouvelle tentative de traitement. Cela entraîne :

• une réindexation répétée des mêmes documents,
• la génération de nouvelles lignes « création d’index » à chaque passage.

Points de contrôle recommandés :

• identification de bannettes contenant des documents anciens ou bloqués,
• vérification d’erreurs silencieuses lors du transfert bannette → armoire,
• contrôle des droits du compte de service Multigest sur le stockage (NAS / système de fichiers).

Ce comportement a déjà été observé dans des contextes de droits insuffisants ou de blocages liés à l’antivirus sur les répertoires IMAGE et BANETTE.

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1.3 Indexation liée à la réception des mails (IMAP / POP)

Lorsque la réception de mails est activée dans Multigest :

• une indexation peut être déclenchée à chaque synchronisation,
• notamment si les messages ne sont pas correctement consommés ou supprimés après traitement.

Cela peut conduire à un cycle d’indexation sans fin.

Points de contrôle recommandés :

• tâches d’indexation liées aux mails,
• paramétrage IMAP / POP,
• analyse de la volumétrie des logs mail (souvent très élevée en cas de boucle).

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1.4 Niveau de logs ou de traces trop élevé

Même avec une activité fonctionnelle faible, un niveau de trace élevé (mode debug) peut générer :

• un très grand nombre d’événements dans l’observateur,
• des milliers de fichiers de logs côté serveur.

Points de contrôle recommandés :

• configuration des logs (automate, debug, printer, mail),
• fréquence de génération des fichiers (à l’heure ou à la minute).

Des cas documentés montrent qu’un mode debug actif en continu peut produire plusieurs milliers de fichiers par jour.

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2. Plan d’action recommandé

Étape 1 – Identifier la source exacte

Dans l’observateur d’événements Multigest :

• filtrer sur le type : Indexation,
• identifier la source (bannette, mail, automate).

Vérifier si les événements concernent toujours :

• la même armoire,
• les mêmes documents.

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Étape 2 – Contrôler les tâches planifiées

• Désactiver temporairement l’indexation totale,
• désactiver les tâches redondantes,
• conserver uniquement une indexation incrémentielle maîtrisée.

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Étape 3 – Vérifier les bannettes

• Identifier les documents bloqués ou anciens,
• corriger les erreurs de classement,
• vérifier et corriger les droits du compte de service Multigest sur le stockage.

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Étape 4 – Vérifier l’infrastructure

• Exclure de l’antivirus les répertoires IMAGE et BANETTE,
• garantir des droits complets (lecture / écriture) pour le compte de service Multigest.

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Étape 5 – Réduire la volumétrie des logs

• Désactiver les traces inutiles,
• mettre en place une purge automatique des logs,
• éviter le mode debug en dehors des phases de diagnostic.